Guider

Om Lime CRM

FAQ

Om Lime CRM

Dokumenter som lagres i Lime CRM kan ha en størrelse på maksimalt 50 MB.

Les mer om GDPR og Lime her >>

Eller kontakt salgssjefen for å diskutere hva dine behov er.

Ja, vi har et stort utvalg av add-ons og intergrasjoner til Lime CRM og Lime Go. Installasjonen utføres på konsulenttimer. Les mer i vår add-ons katalog: https://www.lime-technologies.com/no/add-ons/

Du kan aldri lære for mye! Vi har flere typer innhold du dra nytte av. Se i vårt ressursbibliotek eller utdanningskatalog for å finne noe som passer deg!

  1. Lime CRM
  2. Om Lime CRM
  3. Hvordan gjør jeg en import?

Hvordan gjør jeg en import?

Det er ikke vanskelig å importere, men prosessen inneholder mange små trinn. Hvis du vil gjøre importen selv, bør du forsikre deg om at du har god tid til å utføre den. Dersom du ønsker at vi i Lime skal foreta importen for deg, ta kontakt med oss på tlf. +47 21 61 17 10 for å få et konsulentkostnadsestimat.

Importer til Lime CRM

  • For å kunne bruke importmodulen må du være en superbruker eller en administrator. Kontroller at du har rettighetene ved å klikke på Fil-menyen > Importer.
  • Hvis du bruker Lime CRM v 10.12 eller nyere, er tekstimportmodulen innebygd. I eldre versjoner er dette et separat tillegg.
  • Importfilen kan ikke være større enn 10 MB.

Tenk på dette før du utfører importen

Importnøkkel – Hva skal du bruke som importnøkkel? En nøkkel kan for eksempel være et kundenummer eller lignende som er unikt for et firma eller en person, på denne måten minsker man risikoen for dubletter i systemet. Hvis du importerer selskaper som du vet ikke eksisterer i databasen, er det ikke noe stort problem. Men hvis du skal importere informasjon som helt eller delvis skal importeres inn i eksisterende kontakter, er det viktig å sørge for det som er unikt, som kundenummer. Organisasjonsnummer kan også være unike, men hvis den samme bedriften er lokalisert flere steder har de som regel samme organisasjonsnummer, og da blir det rotete ved en import. En nøkkel kan også være to felt sammen, for eksempel firmanavn i kombinasjon med postnummeret.

Tid – Sett av godt med tid for å gjennomføre importen. Ofte må man se igjennom filen for å se om informasjon må slåes sammen eller deles opp i Excel-filen. Å redigere filen kan være vanskelig og tidkrevende. Hvis du importerer alternativer til en alternativliste, er det også viktig å sjekke om det finnes “spesialtegn”, som skråstreker \ og /. Felt som er fylt med data vil ikke bli overskrevet hvis du velger å oppdatere eksisterende kort. Det er viktig å legge ned tid og krefter når du taster inn feltene, slik at informasjonen plasseres riktig.

Testimport – Å ta en backup av Lime CRM involverer ofte IT-avdelingen og kan ta tid. Et tips for å passe på at informasjonen havner på riktig plass er å gjøre en testimport med en eller to rader før du kjører hele importen. Feltmappingen lagres ikke, men om du er usikker på hvilken mapping du gjorde, ta et skjermbilde av oppmappingen i veiviseren før du gjør testimporten.

Importformat – Importmodulen kan importere tekstfiler (.txt) med følgende avgrensere:

  • Komma (,)
  • Semikolon (;)
  • Fane
  • Importerbare felttyper: Du kan importere:
  • Heltall
  • Alternativ
  • Relasjoner
  • Desimal
  • Ja Nei
  • Tid
  • Tekst
  • Formatert tekst
  • Linker

Du kan ikke importere data til flervalgfelt (felttypen SET i LISA).

Importmodulen kan bare importere til en tabell om gangen. Om du skal importere data til flere tabeller, for eksempel firma og personer må du gjøre dette i to importer.

Struktur på Excel-listen

Om filen du skal importere har et annet format enn .xls, anbefaler vi at du åpner og gjør all redigering i Excel.  Under finner du en beskrivelse av hvordan du bygger opp informasjon samt hvilket format du skal lagre listen i for at det skal fungere.

I Excel-listen skal du ha overskrifter på kolonnene og deretter skriver du informasjonen radvis.  Hvis det er flere personer i samme selskap som du ønsker å legge inn, skriv dem på nye linjer, der du har samme selskapsinformasjon, men unike personopplysninger. For å lette arbeidet ditt med importen, anbefales det sterkt at en eller annen form for nøkkel benyttes i listen.

Når filen har fått riktig struktur, lagres den enten som tabulatorseparert tekst (.txt) eller som kommaavgrenset tekstfil (.csv). Filen lagres så på et lettilgjengelig sted på maskinen slik at du enkelt finner den via Standardimporten. Eksempelet under er laget med en tabulatorseparert tekstfil, og vi anbefaler på det sterkeste at du bruker denne.

Selve importen

Velg Fil> Importer for å starte Standardimport-menyen. I noen tilfeller kan du få en sikkerhetsadvarsel angående sertifikatutsteder, klikk på Ja for å fortsette.

Klikk på “Bla gjennom fil” og velg den tabulatordelte tekstfilen du har lagret på skrivebordet.

Importmodulen består av fire steg

Du kan ikke gå tilbake til det forrige steget. Hvis du gjør en feil, må du starte på nytt.

Velg Importer fil ved å klikke på Bla gjennom fil

Import av bedrifter

  1. Velg destinasjon: Nå ser du importfilen i en veiviser. Når du har valgt en fil, må du velge hvilken type avgrenser filen har og til hvilket tabellen informasjonen i Lime CRM skal importeres, f.eks firma, person. I dette tilfellet Fane. Spesifiser hvilken fane importen skal implementeres.
  2. Kartfelt: I neste trinn vil alle de forskjellige kolonnene som var i listen din være synlige. Vi kobler deretter disse feltene til riktig felt i Lime CRM. For eksempel kan vi koble sammen firmakolonner i en liste over firmanavn i Lime CRM. Kundenummer fra en liste kan også knyttes til kundenummer i Lime CRM. Hvis den grønne boksen er synlig, velges denne som nøkkelen. Som nevnt tidligere i guiden, er en nøkkel noe unikt for å unngå at duplikater blir opprettet.
  3. Oppsummering: Når alle feltene i Excel-filen er koblet til feltene i Lime CRM, er det på tide for neste steg. Hvis importen inneholder ny informasjon og poster, klikker du på den første.
    ​ Hvis importen er fullført for å oppdatere informasjon, klikker du på den andre. Et tredje alternativ er å ignorere eksisterende poster og importere nye. MERK! Hvis du velger å oppdatere dem, dvs. de to øverste alternativene og cellen i importfilen er tom, men det er en verdi i databasen, vil verdien i databasen IKKE bli overskrevet med et blankt felt.

Import: Trykk på knappen Import for å fullføre importen.

Klikk på Gå til importside for å se statusen for kjøringen av din importfil.

Importen blir gradvis lagt inn i databasen, noe som gjør at ytelsen i programmet ikke påvirkes av at du kjører en import samtidig som kollegaene dine jobber i Lime CRM. Dette betyr også at importen kan ha statusen “Kjører” en stund. Når importen er fullført, endres statusen til “Fullført”. Hvis noe er galt med importfilen, vil meldingen ferdig med feil vises. For å se hvilke rader som er standard i importen, klikk på pilen til høyre.

Klikk på F5 for å sjekke resultatet i Lime CRM-databasen.

Import av personer

Den samme listen kan brukes igjen for å fullføre importen av kontakter. Foreløpig er kun bedrifter uten kontaktpersoner registrert i Lime CRM . Start på nytt og velg Person som destinasjon i stedet for selskap når du klikker på “Importer til”.

Gjør det samme som tidligere, dvs. koble listens kolonner til feltene i Lime CRM. Hvis det ikke finnes en unik nøkkel, er e-post ofte den beste tilgjengelige å bruke som nøkkel, deretter klikker du i den grønne boksen med nøkkelen. For at kontaktene skal havne i rett selskap velger vi nedenfor å koble Bedrift med Bedrift og så matcher vi mot Bedriftsnavnet.

Vi har igjen de siste valgene før du fullfører importen.

Nå er importen fullført for de to forskjellige elementene. For å se resultater i Lime CRM-databasen, trykker du F5 på tastaturet. De nylig tillagte opplysningene er enkle å finne ved å lage et utvalg basert på poster opprettet i løpet av den siste timen.