Guider

Mail & kalender

FAQ

Mail & kalender

  1. Lime CRM
  2. Mail & kalender
  3. Alt om masseutsendelser via e-post

Alt om masseutsendelser via e-post

Å sende masseutsendelser er ikke vanskelig eller komplisert, men innebærer mange små trinn. Ikke bli motløs av den lange guiden vår, du får snart dreisen på det.

Hva gjør jeg?

I Lime CRM er det to måter å gjøre masseutsendelser via e-post på. Begge alternativene er tilgjengelige når du høyreklikker på f. eks. personlisten eller under Verktøy> Utsendelse via.

  • Utsendingsguide brukes hvis du vil opprette et historikknotat mens du sender e-posten, eller vil gjøre bruk av flere utsendingsmetoder.
  • Masseutsendelser via e-post brukes hvis du vil foreta utsendelser uten å masseoppdatere historikken.

Utsendingsguide – sende e-post og logghistorikk

  • Finn ut hvem du vil sende til via et utvalg, hurtigfilteret eller kolonnefilteret.
  • Velg personene du vil sende e-post til, høyreklikk og velg Utsendelse via> Utsendelsesguiden.
  • Her kan du prioritere hvilke metoder du skal bruke, velg E-post som metode 1. Kryss av i avmerkingsboksen “Logg inn historikk”
  • Klikk neste.Avmerkingsboksene under er alltid krysset av, noe vi anbefaler. Adresse angir hvilket felt e-postadressen skal hentes fra. Du trenger normalt ikke å endre dette hvis du ikke har to forskjellige e-postfelt du vil sende e-post til.
  • Klikk Lag Ny for å åpne en ny, tom melding i Outlook.
  • Legg inn tekst, bilder og legg evt. ved dokument. Hvis du vil bruke verdier eller tekst fra Lime CRM i meldingen, kan du gjøre dette ved å bruke kontrollkoder mellom mer enn og mindre enn (<>-tegnene< och >).Utgangspunktet er feltene på personkortet, hvis du begynte med å markere en person i hovedlisten.  For å få navnet på firmaet som er knyttet til personen via personkortfeltet Firma, angi kontrollkoden<Företag> For å få innholdet i firmafeltet med adressen, skriver du inn<FöAdress> Obs! Du er selv angitt som mottaker, men dette vil bli erstattet av Lime CRM når utsendelsen er fullført
  • Klikk Send når du er fornøyd med meldingen.
  • Obs!Ingen melding blir sendt umiddelbart når du trykker Send. Meldingen blir deretter ganske enkelt lagret for utsendelsen som blir gjort når du har gått gjennom hele guiden.
  • Klikk på Neste i guiden for å få en oversikt over hva som skal sendes ut.
  • Klikk på Neste igjen for å fullføre utsendelsen og se en resultatliste.

Masseutsending via e-post

  • Finn ut hvem du vil sende til via et utvalg, hurtigfilteret eller kolonnefilteret.
  • Velg personene du vil sende e-post til, høyreklikk og velg Utsendelse via> E-post.
  • Adresse angir hvilket felt e-postadressen skal hentes fra. Du trenger normalt ikke å endre dette hvis du ikke har to forskjellige e-postfelt du vil sende e-post til.
  • Klikk Lag Ny for å åpne en ny, tom melding i Outlook.
  • Legg inn tekst, bilder og legg evt. ved dokument. Hvis du vil bruke verdier eller tekst fra Lime CRM i meldingen, kan du gjøre dette ved å bruke kontrollkoder mellom mer enn og mindre enn (<>-tegnene< och >).Utgangspunktet er feltene på personkortet, hvis du begynte med å markere en person i hovedlisten.  For å få navnet på firmaet som er knyttet til personen via personkortfeltet Firma, angi kontrollkoden<Företag> For å få innholdet i firmafeltet med adressen, skriver du inn<FöAdress> Obs!  Du er selv angitt som mottaker, men dette vil bli erstattet av Lime CRM når utsendelsen er fullført.
  • Klikk på Send når du er fornøyd med meldingen.Obs! Ingen melding blir sendt umiddelbart når du trykker Send. Meldingen blir deretter ganske enkelt lagret for utsendelsen som blir gjort når du har gått gjennom hele guiden.
  • Klikk på Neste i guiden for å få en oversikt over hva som skal sendes ut.
  • Klikk på Neste igjen for å fullføre utsendelsen og se en resultatliste.

Feilmeldinger?

Om du får feilmeldinger: “Det er ingen mottakere å sende til” eller “Kunne ikke sende til 2 personer” vil vises hvis Lime CRM ikke fant noen e-postadresser. Dette kan skje hvis feltene du har valgt for mottakerens e-post er tomme.

Hvis noen av mottakerne har feil i e-postadressene sine, for eksempel inneholder æ, ø eller å, opprettes et utvalg for disse i forbindelse med utsendelsen, slik at du kan redigere adressene og deretter enkelt foreta en supplerende utsendelse.

Tips 1!  Send gjerne en testmelding til en ekstern e-postadresse, f.eks. til din private gmail-adresse, for å se hvordan utsendelsen vil se ut når den kommer fram til mottakerne dine.

Tips 2! Gjør gjerne masseutsendelser når kolleger ikke har det som mest travelt, da ytelsen i Outlook påvirkes når e-posten sendes. Siden mailen sendes via deres egen mailserver påvirkes også dennes ytelse under masseutsendelser. Gjør gjerne en testutsendelse av et delsett først for å se hvor mye det påvirker inn og hvor lang tid utsendingen tar med deg.

Forklaringer til avmerkingsboksene

Send bare til mottakere som er inkludert i følgende utvalg

Du har også mulighet til å spesifisere et valg for å definere mottakerne ytterligere. Bare mottakerne du opprinnelig markerte i listen og som også er i det valgte utvalget, vil motta utsendelsen.

Send e-post en og en

Kryss av denne boksen for å sende en unik e-post til hver mottaker. Vi anbefaler at du bruker denne funksjonen. Ellers er det stor risiko for at e-posten din blir behandlet som spam. (Hvis du sender en (1) melding til mange mennesker, brukes feltet Hemmelig kopi for adressene, noe som spamfiltreringsprogrammer ofte reagerer på.)

Tillat at flere e-poster sendes til samme adresse

Hvis denne er krysset av, sendes flere meldinger til samme adresse hvis flere av mottakerne har samme adresse. Ta bort dette krysset for å unngå dobbeltutsendelser.

Lagre bare den første meldingen i Sendt-mappen

Alle meldinger som sendes, lagres automatisk av Outlook. Denne funksjonen gjør det enklere hvis du gjør store utsendelser og du ikke ønsker å fylle Sendt-mappen i Outlook med kopier av alle e-poster su sender.