Hoe importeer ik?

Importeren is niet moeilijk, maar het bevat veel kleine stappen.  Als je het importeren zelf wilt doen, zorg er dan voor dat je voldoende tijd hebt om het proces uit te voeren.  Als je wilt dat wij bij Lime het importeren voor je doen, neem dan contact met ons op via tel. +31 85 130 8414 om een schatting van de advieskosten te krijgen.

Importeren naar Lime CRM

Om de importeermodule te kunnen gebruiken moet je superuser of administrator zijn. Zorg ervoor dat je over de juiste machtigingen beschikt door op het Bestandsmenu> Importeren te klikken.

Als je de Lime CRM versie 10.12 of later gebruikt dan is de importeermodule ingebouwd.  In de oudere versies is het een aparte extensie.

Het importbestand mag niet groter dan 10MB zijn.

Houd hier rekening mee voordat je gaat importeren

Import key – Wat moet je gebruiken als import key? Een key kan een klantnummer of iets soortgelijks zijn dat slechts één bedrijf heeft en wordt gebruikt om het risico op duplicaten te minimaliseren. Als je bedrijven importeert waarvan je weet dat ze niet in de database bestaan, dan maakt het niet zoveel uit. Maar als je informatie gaat importeren die geheel of gedeeltelijk in bestaande contacten moet worden geïmporteerd, is het belangrijk om te zorgen voor iets wat uniek is, zoals een klantnummer. Organisatienummers kunnen ook uniek zijn, maar een bedrijf dat op meerdere plaatsen gevestigd is heeft veelal hetzelfde organisatienummer en dan wordt het rommelig bij een import. Een key kan ook twee velden samen zijn, bijvoorbeeld de bedrijfsnaam in combinatie met het adres.

Tijd – Maak voldoende tijd vrij voor het importeren. Vaak moet je het bestand doorlopen om te kijken over er informatie moet worden samengevoegd of opgesplitst in het Excel-bestand. Het bewerken van het bestand kan lastig en tijdrovend zijn. Als je opties importeert in een optielijst dan is het ook cruciaal om te controleren of er “ongewone” tekens zijn, zoals schuine streepjes \ en /. Als je ervoor kiest om bestaande kaarten bij te werken dan worden de velden die gevuld zijn met data niet overschreven. Het is belangrijk om tijd en moeite te steken in het toevoegen van een key aan de velden, zodat de informatie correct wordt geplaatst.

Testimport – Bij het maken van een back-up van Lime CRM is meestal de IT-afdeling betrokken en dit kan enige tijd duren. Als je er zeker van wilt zijn dat de informatie op de juiste plek terechtkomt, is het een tip om een rij te testen voordat je de daadwerkelijke import uitvoert. De veldtoewijzing wordt niet opgeslagen, maar als je niet zeker weet welke toewijzing je hebt gedaan, maak dan een screenshot van de toewijzing in de import wizard voordat je de testimport uitvoert.

Importformaat – De importeermodule kan tekstbestanden (.txt) met de volgende scheidingstekens importeren:

• Komma (,)
• Puntkomma (;)
• Tab
• Importeerbare veldtypes – Je kunt het volgende importeren:
• Geheel getal
• Optie
• Relatie
• Decimaal
• Ja Nee
• Tijd
• Tekst
• Geformatteerde tekst
• Link

Je kunt bijvoorbeeld geen hoeveelheidsvelden importeren (veldtype Set in LISA).

De importeermodule kan slechts in één tabel tegelijk importeren.  Wil je bijvoorbeeld zowel bedrijven als particulieren importeren, dan moet je twee aparte importen doen, zoals in onderstaand voorbeeld het geval is.

Structuur van de Excellijst

Als het bestand dat je importeert een andere formaat heeft dan .xls-formaat, raden we je aan over te schakelen naar Excel en alle bewerkingen in .xls-formaat uit te voeren. Hieronder staat een beschrijving van hoe je de informatie in Excel kunt opbouwen en in welk formaat je de lijst moet opslaan zodat het werkt.

In de Excellijst zijn de koppen in kolommen geschreven en zou de rest in rijen moeten worden geschreven. Als je meerdere personen van hetzelfde bedrijf wilt invoeren, schrijf ze dan op nieuwe regels met dezelfde bedrijfsinformatie maar met unieke persoonlijke informatie.  Om het werk met importeren te vergemakkelijken wordt het aangeraden om zoiets als een key in de lijst op te nemen.

Als het bestand de juiste structuur heeft wordt het opgeslagen als een tabgescheiden tekstbestand (.txt) of een kommagescheiden tekstbestand (.csv).  Het bestand wordt op een makkelijk bereikbare plek op je computer opgeslagen zodat je het gemakkelijk terug kan vinden via Standaard Import. In het onderstaande voorbeeld is gebruik gemaakt van een tabgescheiden tekstbestand en we raden je in eerste instantie aan om hiervan gebruik te maken.

Tijd om te importeren

Kies Bestand> Importeren om het Standaard Importeermenu te starten. In sommige gevallen krijg je een beveiligingswaarschuwing met betrekking tot de uitgever van het certificaat. Klik op Ja om door te gaan.

Klik op “Zoeken in bestand” en selecteer het tabgescheiden tekstbestand dat je op je bureaublad hebt opgeslagen.

De importeermodule bestaat uit vier stappen

Je kunt niet terug naar de vorige stap, dus als je een fout maakt moet je opnieuw beginnen.

Selecteer Bestand importeren door op Zoeken in bestand te klikken

Het importeren van bedrijven

1. Bestemming kiezen: Nu zie je het importbestand in een wizard. Nadat je een bestand hebt geselecteerd moet je het type scheidingsteken kiezen dat het bestand heeft. Ook kies je naar welk diagram de informatie in Lime CRM moet worden geïmporteerd, bijvoorbeeld bedrijf, persoon.  In het geval van Tab geef je aan op welk tabblad de import moet worden geïmplementeerd.
2. Veldtoewijzing: In de volgende stap worden alle verschillende kolommen die in je lijst stonden zichtbaar. Deze velden koppelen we vervolgens aan het juiste veld in Lime CRM. We kunnen bijvoorbeeld bedrijfskolommen koppelen in een lijst met bedrijfsnamen in Lime CRM. Klantnummers uit een lijst kunnen ook gekoppeld worden aan klantnummers in Lime CRM. Als het groene vakje zichtbaar is dan wordt dit geselecteerd als de key. Zoals eerder in de gids is vermeld, is de key iets unieks, zodat er geen duplicaten worden gemaakt.
3. Samengevat: Wanneer alle velden in het Excelbestand gekoppeld zijn aan de velden in Lime CRM dan is het tijd voor de volgende stap.  Als de import nieuwe informatie en gegevens bevat, klik je op de eerste. Als de import de informatie dient bij te werken, klik je op de tweede. Een derde optie is om bestaande gegevens te negeren en nieuwe te importeren. LET OP! Als je ervoor kiest om ze bij te werken, bijvoorbeeld als de bovenste twee opties en de cel in het importbestand leeg zijn, dan wordt de waarde in de database NIET overgeschreven met een leeg veld.

Importeren: klik op de Importeerknop om de import te voltooien.

Klik op Ga naar de importeerpagina om de status van de uitvoering van je geimporteerde bestand te bekijken.

De import wordt geleidelijk in de database geplaatst, wat inhoudt dat de prestaties in het programma niet worden beïnvloed door jouw importeerproces als je collega’s tegelijkertijd in Lime CRM werken. Dit houdt ook in dat de import voor een langere periode de status Actief zal hebben. Als de import is voltooid wordt de status gewijzigd naar Voltooid.  Als er iets mis is met het importbestand, wordt het bericht klaar met fouten weergegeven. Om te zien in welke rijen de fouten in de import te vinden zijn, klik dan op het pijltje aan de rechterkant.

Klik op F5 om de resultaten in de Lime CRM database te controleren.

Importeren van personen

Dezelfde lijst kan opnieuw worden gebruikt om het importeren van contacten te voltooien. Op dit moment zijn in Lime CRM alleen bedrijven zonder contactpersonen geregistreerd.  Begin opnieuw en selecteer Persoon als bestemming in plaats van bedrijf wanneer je op “Importeren naar” klikt.

Doe hetzelfde als voorheen, en koppel de kolommen van de lijst aan de velden in Lime CRM. Als je geen unieke key hebt dan is het aan te raden om e-mail als key te gebruiken. Klik dan in het groene vak met de key.  Om ervoor te zorgen dat de contacten bij het juiste bedrijf terechtkomen, kiezen we hieronder om Bedrijf aan Bedrijf te koppelen en vervolgens matchen we op Bedrijfsnaam.

En wederom hebben we de laatste keuzes voordat je de import voltooid.

Nu is de import voor de twee verschillende items voltooid.  Om je resultaten in je Lime CRM database te zien, druk je op F5 op je toetsenbord.  De nieuwe toegevoegde gegevens zijn gemakkelijk te vinden door een selectie te maken op basis van gegevens die in het afgelopen uur zijn aangemaakt.