Gidsen

Mail & kalender

FAQ

Mail & kalender

  1. Lime CRM
  2. Mail & kalender
  3. Alles over massamailings via e-mail

Alles over massamailings via e-mail

Het maken van massamailings is niet moeilijk of ingewikkeld, maar het proces bestaat wel uit veel kleine stapjes. Laat je niet ontmoedigen door onze lange gids, je zult het snel doorhebben.

Wat moet ik doen?

In Lime CRM zijn er twee manieren om massamailings via e-mail te maken. Beide opties zijn beschikbaar als je met de rechtermuisknop klikt in bijvoorbeeld de personenlijst of onder Instellingen > Verzenden via.

  • Mailinggids– wordt gebruikt als je een logboeknotitie wilt maken terwijl je een mailing verzendt, of als je meerdere mailingmethoden wilt gebruiken.
  • Massamailing via e-mail– wordt gebruikt als je de mailing wilt maken zonder het logboek van alle ontvangers bij te werken.

Mailinggids – verzend e-mails en houd het logboek bij

  • Selecteer wie je wilt mailen door een selectie te maken, of het snelfilter of kolomfilter te gebruiken.
  • Selecteer de mensen naar wie je wil mailen, klik met je rechtermuisknop en selecteer Verzenden via> Mailinggids.
  • Hier kun je prioriteit geven aan welke methoden je wil gebruiken, selecteer E-mail als methode 1. Vink ook “Logboek bijwerken” aan
  • Klik op volgende.Onderstaande selectievakjes zijn altijd aangevinkt, dit raden wij ook aan. Het adres geeft aan uit welk veld het e-mailadres moet worden gehaald. Als er maar één e-mailveld is waar je je mailing naartoe kunt sturen hoef je dit normaal gesproken niet te wijzigen.
  • Klik op Nieuwe aanmaken om een nieuw leeg bericht in Outlook te maken.
  • Voeg tekst, afbeeldingen en eventueel een document toe. Als je waarden of tekst uit Lime CRM in je bericht wilt gebruiken, dan kun je dit doen door gebruik te maken van HTML-codes tussen haakjes< och >.Het uitgangspunt zijn de velden op het persoonsscherm, als je bent begonnen met het selecteren van een Persoon in de hoofdlijst. Om de naam te krijgen van het bedrijf dat aan de persoon is gekoppeld via het veld Bedrijf op het persoonsscherm, voer je de HTML-code in <Företag>. Om de inhoud van het bedrijfsveld met de naam Adres te krijgen, typ je <FöAdress>. Let op! Je staat zelf ingesteld als de ontvanger, maar dat wordt aangepast door Lime CRM zodra de mailing wordt verzonden
  • Als je tevreden bent met het bericht, klik je op Verzenden.
  • Let op!Het bericht wordt niet onmiddellijk verzonden als je op Verzenden drukt. Het bericht wordt dan gewoon bewaard tot je de hele gids hebt doorlopen.
  • Klik op Volgende in de gids om een overzicht te krijgen van wat er wordt verzonden.
  • Klik nogmaals op Volgende om de mailing te voltooien en een resultatenlijst te zien.

Massamailing via e-mail

  • Selecteer wie je wilt mailen door een selectie te maken, of het snelfilter of kolomfilter te gebruiken.
  • Selecteer de mensen naar wie je wilt e-mailen, klik met de rechtermuisknop en selecteer Mail via>E-mail.
  • Het adres geeft aan uit welk veld het e-mailadres moet worden gehaald. Als er maar één e-mailveld is waar je je mailing naartoe kunt sturen hoef je dit normaal gesproken niet te wijzigen.
  • Klik op Nieuwe aanmaken om een nieuw leeg bericht in Outlook te maken.
  • Voeg tekst, afbeeldingen en eventueel een document toe. Als je waarden of tekst uit Lime CRM in je bericht wilt gebruiken, dan kun je dit doen door gebruik te maken van HTML-codes tussen haakjes< och >.Het uitgangspunt zijn de velden op het persoonsscherm, als je bent begonnen met het selecteren van een Persoon in de hoofdlijst. Om de naam te krijgen van het bedrijf dat aan de persoon is gekoppeld via het veld Bedrijf op het persoonsscherm, voer je de HTML-code in <Företag>. Om de inhoud van het bedrijfsveld met de naam Adres te krijgen, typ je <FöAdress>. Let op! Je bent zelf ingesteld als de ontvanger, maar deze wordt vervangen door Lime CRM zodra de mailing is gedaan.
  • Als je tevreden bent met het bericht, kun je op Verzenden klikken.Let op! Er wordt niet onmiddellijk een bericht verzonden wanneer je op Verzenden drukt. Het bericht wordt dan gewoon bewaard tot je de hele gids hebt doorlopen.
  • Klik op Volgende in de gids om een overzicht te krijgen van wat er wordt verzonden.
  • Klik nogmaals op Volgende om de mailing te voltooien en een resultatenlijst te zien.

Foutmeldingen?

Als je een foutmelding krijgt: “Er zijn geen ontvangers om de mailing naartoe te verzenden” of “Verzending naar 2 personen mislukt” verschijnen als Lime CRM de e-mailadressen niet kon vinden. Dit kan gebeuren als de velden die je hebt geselecteerd voor de e-mailadressen van de ontvangers leeg zijn.

Als de e-mailadressen van ontvangers fouten bevatten, bijvoorbeeld letters als é of ë, wordt hiervoor een selectie gemaakt in de mailing, zodat je deze adressen kunt bewerken en eenvoudig een aanvullende mailing kunt opmaken.

Tip 1! Verstuur gerust een testmailing naar een extern e-mailadres, bijvoorbeeld naar je privé-e-mailadres, om te kijken hoe de mailing er voor je ontvangers uit zal zien.

Tip 2! Het is een goed idee om massamailings te versturen wanneer je collega’s niet druk aan het werk zijn, omdat het versturen van de mailing de prestaties in Outlook beïnvloedt. De e-mail wordt verzonden via jullie eigen mailserver. De massamailing beïnvloedt ook de prestaties van deze server. Maak gerust eerst een testmailing voor een deel van de selectie om te kijken hoe je mail wordt opgepikt en hoelang het duurt voordat de mailing verzonden is.

Uitleg van selectievakjes

Alleen verzenden naar ontvangers die zijn opgenomen in de volgende selectie

Je kunt ook altijd een extra selectie maken om de ontvangers verder te filteren. Alleen de ontvangers die je in eerste instantie in de lijst hebt geselecteerd en vervolgens in de extra selectie, zullen de mailing ontvangen.

E-mails één voor één verzenden

Laat dit vakje aangevinkt om een ​unieke e-mail naar elke ontvanger te sturen. We raden je aan deze functie te gebruiken. Anders is het risico groot dat je e-mail als spam wordt behandeld. (Als je één (1) bericht naar veel mensen stuurt, wordt het veld Geheime kopie gebruikt voor de adressen. Hier reageren spamfilterprogramma’s vaak op.)

Toestaan dat meerdere e-mails naar hetzelfde adres worden verzonden

Als dit vakje is aangevinkt, worden er meerdere berichten naar hetzelfde adres verzonden als meerdere ontvangers hetzelfde e-mailadres hebben. Vink deze uit om dubbele mailings te voorkomen.

Bewaar alleen het eerste bericht in de map Verzonden

Alle verzonden berichten worden automatisch opgeslagen door Outlook. Deze functie maakt het gemakkelijker als je grote mailings verzend en je je Verzonden-map in Outlook niet wilt vullen met kopieën van alle verzonden e-mails.