Oppaat

Tietoja Lime CRM:stä

FAQ

Tietoja Lime CRM:stä

Kyllä, meillä on laaja valikoima lisäosia ja integraatioita Lime CRM:ään. Asennus tehdään konsultointitunneilla. Lue lisää lisäosista ja integraatioista luettelossa: https://www.lime-technologies.com/fi/add-ons/

Lime CRM:ään tallennettujen asiakirjojen koko voi olla enintään 50 Mt.

Lue lisää GDPR:stä ja Limestä täältä: https://www.lime-technologies.com/en/lime-crm/gdpr/
Tai ota yhteys myyntivastaavaasi keskustellaksesi siitä, millaisia tarpeita teillä on.

Koskaan ei voi oppia liikaa! Meillä on usean tyyppistä sisältöä hyödynnettäväksi. Tutki resurssikirjastomme tai koulutusluettelomme löytääksesi sinulle sopivan!

  1. Lime CRM
  2. Tietoja Lime CRM:stä
  3. Miten teen tuonnin?

Miten teen tuonnin?

Tuonnin tekeminen ei ole vaikeaa, mutta se sisältää monia eri vaiheita. Mikäli haluat tehdä tuonnin itse, varmista, että sinulla on runsaasti aikaa sen tekemiseen. Jos haluat, että me Limellä teemme tuonnin puolestasi, voit ottaa meihin yhteyttä puhelimitse + 358 9 424 545 00 saadaksesi konsultaatiota kustannusarviosta.

Tuonti LIME CRM -järjestelmään

Voidaksesi käyttää tuontimoduulia, sinun tulee olla superkäyttäjä tai ylläpitäjä. Varmista, että sinulla on pääsy toimintoon klikkaamalla Tiedosto-valikko> Tuonti

Jos käytät Lime CRM v 10.12. tai uudempaa versiota, tekstintuontimoduuli on sisäänrakennettu. Vanhemmissa versioissa se on erillisenä lisäosana.

Tuotavan tiedoston maksimikoko on 10MB.

Muista se ennen tuonnin tekemistä

Tuonnin tunniste – Mitä sinun pitäisi käyttää tuonnin tunnisteena? Tunniste voi olla asiakasnumero tai vastaava, joka on vain yhdellä yrityksellä ja jota käytetään vähentämään riskiä päällekkäisistä tiedoista. Jos tuot yrityksiä, joiden tiedät puuttuvan tietokannasta, sillä ei ole niin suurta merkitystä. Mutta jos tuot tietoa, joka täysin tai osittain liittyy olemassa oleviin yhteystietoihin, on tärkeää varmistaa ainutlaatuiset yksilöintitiedot, kuten asiakasnumero. Yritystunnukset voivat myös olla ainutlaatuisia, mutta jos samalla yrityksellä on useita eri toimipisteitä, niillä on tavallisesti sama yritystunnus, mikä sekoittaa tietojen tuomista. Tunniste voi olla myös kaksi kenttää yhdessä, esim. yrityksen nimi yhdistettynä postiosoitteeseen.

Aika – Varaa runsaasti aikaa tuonnin tekemiseen. Usein sinun on käytävä tiedosto läpi nähdäksesi, täytyykö joitakin tietoja yhdistellä tai jakaa Excel-tiedostossa. Tiedoston muokkaaminen voi olla vaikeaa ja aikaa vievää. Mikäli tuot vaihtoehtoja vaihtoehtolistaan, on myös tärkeää tarkistaa, onko mukana “epätavallisia merkkejä”, kuten kenoviivoja \ ja /. Tietoja sisältäviä kenttiä ei päällekirjoiteta mikäli valitset olemassa olevien korttien päivittämisen. On tärkeää täyttää kentät huolellisesti ja ajan kanssa, jotta tieto sijoittuu oikein.

Testituonti – Lime CRM:n varmuuskopiointi edellyttää tavallisesti IT-osaston apua ja voi kestää kauan. Jos haluat varmistaa, että tieto on siirtynyt oikeaan paikkaan, hyvä vinkki on tehdä yksi testirivi ennen varsinaisen tuonnin tekemistä. Kentän kartoitus ei tallennu, mutta jos olet epävarma siitä, minkä kartoituksen teit, ota kuvakaappaus tuontiavustajasta ennen testituonnin tekemistä.

Tuonnin muoto – Tuontimoduuli voi tuoda tekstitiedostoja (.txt) seuraavien erotusmerkkien avulla:

  • Pilkku (,)
  • Puolipiste (;)
  • Sarkain
  • Tuotavissa olevat kenttätyypit – Voit tuoda:
  • Kokonaisluku
  • Valikko
  • Suhde
  • Desimaali
  • Kyllä Ei
  • Aika
  • Teksti
  • Muotoiltu teksti
  • Linkki

Et voi tuoda esimerkiksi määräkenttiä (kenttätyyppi on asetettu LISA:ssa).

Tuontimoduuli voi tuoda vain yhteen taulukkoon kerrallaan. Mikäli aiot tuoda esimerkiksi sekä yrityksiä että yksilöitä, tulee sinun tehdä kaksi erillistä tuontia, kuten alla olevassa esimerkissä.

Excel-listan rakenne

Jos tuomasi tiedosto on jossain muussa kuin .xls-muodossa, suosittelemme, että vaihdat Exceliin ja teet kaiken muokkauksen .xls-muodossa. Alla on kuvaus siitä, kuinka koota tietoa Excelissä ja missä formaatissa lista tulee tallentaa, jotta se toimii.

Excel-listassa otsikot kirjoitetaan sarakkeisiin ja kaikki muu tulee kirjoittaa riveille. Mikäli samassa yrityksessä on useita henkilöitä, joita haluat lisätä, kirjoita uusille riveille samat yritystiedot mutta erilliset henkilötiedot. Helpottaaksemme tuontien tekemistä, suosittelemme vahvasti sisällyttämään listaan jonkinlaisen tunnisteen.

Kun tiedoston rakenne on oikeanlainen, se on tallennettu joko sarkaimella eroteltuna tekstitiedostona (.txt) tai pilkulla eroteltuna tekstitiedostona (.csv). Tiedosto on sijoitettu tietokoneellesi helposti saavutettavaan paikkaan, jotta voit helposti löytää sen Perustuonti-toiminnon kautta. Alla oleva esimerkki on tehty sarkaimella erotellulla tekstitiedostolla, ja suosittelemmekin käyttämään ensisijaisesti sitä vaihtoehtoa.

On aika tehdä tuonti

Valitse Tiedosto> Tuo käynnistääkseni Oletustuonti-valikon. Joissakin tapauksissa saat turvallisuusvaroituksen sertifikaatin myöntäjään liittyen, klikkaa Kyllä jatkaaksesi.

Klikkaa “Selaa tiedostoja” ja valitse se sarkaimella erotettu tekstitiedosto, jonka tallensit työpöydällesi.

Tuontimoduuli koostuu neljästä vaiheesta

Et voi palata takaisin edelliseen vaiheeseen, vaan virheen tehdessäsi sinun on aloitettava alusta.

Valitse Tuo tiedosto klikkaamalla Selaa tiedostoja

Yritysten tuominen

  • Valitse Kohde: Nyt näet tuotavan tiedoston avustajassa. Kun olet valinnut tiedoston, sinun täytyy valita sen informaatioerottimen tyyppi sekä se, mihin Lime CRM:n taulukkoon tieto tuodaan, esim. yritys, henkilö. Tässä tapauksessa kyseessä on sarkain, joten sinun on eriteltävä, mille välilehdelle tuonti sijoitetaan.
  • Kartoita kentät: Seuraavassa vaiheessa kaikki listallasi olleet eri sarakkeet ovat näkyvissä. Sen jälkeen linkitämme nämä kentät oikeisiin kenttiin Lime CRM:ssä. Voimme esimerkiksi linkittää listan yrityssarakkeet yritysten nimiin Lime CRM:ssä. Listan asiakasnumerot voidaan myös linkittää asiakasnumeroihin Lime CRM:ssä. Jos vihreä laatikko on näkyvissä, se on valittu tunnisteeksi. Kuten ohjeissa mainittiin aiemmin, tunniste on jotain ainutlaatuista, joka estää päällekkäisten tietojen luomisen.
  • Yhteenveto: Kun kaikki Excel-tiedoston kentät on linkitetty Lime CRM:n kenttiin, on seuraavan vaiheen aika. Mikäli tuonti sisältää uutta tietoa ja tallenteita, klikkaa ensimmäistä. Jos tuonti on tarkoitettu tietojen päivittämiseen, klikkaa toista. Kolmas vaihtoehto on tarkoitettu jättämään huomiotta olemassa olevat tallenteet ja tuomaan uusia. HUOMIOI! Mikäli valitset niiden päivittämisen, mikä tarkoittaa kahta ylimmäistä vaihtoehtoa, ja tuotavassa tiedostossa on tyhjä solu, mutta tietokannassa on arvo, sitä ei päällekirjoiteta tyhjällä tiedolla.

Tuonti: klikkaa Tuonti-painiketta viimeistelläksesi tuonnin.

Klikkaa Siirry tuontisivulle nähdäksesi tuontitiedostosi ajon tilan.

Tuonti jaetaan tietokantaan asteittain, mikä tarkoittaa sitä, että ajamasi tuonti ei häiritse ohjelman toimintaa tai samanaikaisesti Lime CRM:llä työskenteleviä kollegoitasi. Tämä tarkoittaa myös sitä, että jonkin aikaa tuonnin tilana voi olla Käynnissä. Kun tuonti on valmis, tilaksi vaihtuu Valmis. Jos tuotavassa tiedostossa on joku vialla, saat viestin Valmis, sisältää virheitä . Nähdäksesi, millä riveillä oletustuonti sijaitsee, klikkaa oikealla olevaa nuolta.

Klikkaa F5 tarkistaaksesi lopputuloksen Lime CRM -tietokannassa.

Henkilöiden tuominen

Samaa listaa voidaan käyttää uudestaan yhteystietojen tuomisen viimeistelemiseksi.  Tässä vaiheessa Lime CRM:ään on rekisteröity vain yritykset ilman yhteyshenkilöitä. Aloita alusta ja valitse nyt kohteeksi Henkilö yrityksen sijaan, kun klikkaat kohtaa “Tuonnin kohde”.

Toimi kuten edellä, eli linkitä listan sarakkeet Lime CRM:n kenttiin. Mikäli ei ole mitään ainutlaatuista tunnistetta, sähköpostiosoite on usein paras mahdollinen vaihtoehto tunnisteeksi, joten klikkaa vihreää avaimen kuvalla varustettua laatikkoa. Jotta yhteystiedot päätyvät oikean yrityksen tietoihin, valitaan alapuolelta linkittää Yritys yrityksen kanssa, jonka jälkeen tiedot yhdistetään yrityksen nimeen.

Jälleen on aika tehdä viimeiset valinnat ennen tuonnin viimeistelyä.

Nyt tuonti on valmis kahdelle eri osiolle. Nähdäksesi lopputuloksen Lime CRM -tietokannassasi, paina näppäimistön painiketta F5. Äskettäin lisätyt tallenteet on helppo löytää järjestämällä tallenteet hakuehdolla viimeisen tunnin sisällä tehdyt tallenteet.