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Über Lime CRM

In Lime CRM gespeicherte Dokumente dürfen maximal 50MB groß sein.

Man lernt nie aus! Wir haben verschiedene Arten von Inhalten, die Sie nutzen können. Suchen Sie in unserer Ressourcenbibliothek oder unserem Schulungskatalog nach etwas, das zu Ihnen passt!

Ja, wir haben eine große Auswahl an Add-Ons und Produkten, die sich in Lime CRM und Lime Go integrieren lassen. Die Installation erfolgt in Sprechstunden. Lesen Sie mehr in unserem Add-ons-Katalog: https://www.lime-technologies.com/de/add-ons/

  1. Lime CRM
  2. Über Lime CRM
  3. Wie führe ich einen Import aus?

Wie führe ich einen Import aus?

Das Importieren ist nicht schwierig, umfasst aber viele kleine Schritte. Wenn Sie den Import selbst durchführen möchten, sollten Sie genügend Zeit dafür einplanen. Gerne führen wir von Lime den Import für Sie durch. Kontaktieren Sie uns unter der Telefonnummer +46 270 48 00, um einen Kostenvoranschlag zu erhalten.

Importieren in Lime CRM

Um das Importmodul nutzen zu können, müssen Sie ein Superuser oder Administrator sein. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Berechtigung haben, indem Sie auf Dateimenü > Importieren klicken.

Wenn Sie Lime CRM 10.12 oder eine aktuellere Version verwenden, ist das Textimportmodul bereits integriert. In älteren Versionen ist dies eine separate Erweiterung.

Die zu importierende Datei darf nicht größer als 10 MB sein.

Beachten Sie folgendes, bevor Sie den Import vornehmen

Importschlüssel – Was sollte man als Importschlüssel verwenden? Ein Schlüssel kann eine Kundennummer oder Ähnliches sein, die nur ein Unternehmen nutzt und die verwendet wird, um das Risiko von Duplikaten zu minimieren. Wenn Sie Unternehmen importieren, von denen Sie wissen, dass sie nicht in der Datenbank vorhanden sind, spielt das keine so große Rolle. Wenn Sie jedoch Informationen importieren, die ganz oder teilweise in bestehende Kontakte importiert werden sollen, müssen Sie darauf achten, dass die Informationen eindeutig sind, wie z. B. die Kundennummer. Steuernummern können zwar eindeutig sein, aber wenn dasselbe Unternehmen an mehreren Orten ansässig ist, haben sie in der Regel auch dieselbe Steuernummer, sodass es beim Import unübersichtlich wird. Ein Schlüssel kann auch aus zwei Feldern bestehen, z. B. Firmenname in Kombination mit der Postanschrift.

Zeit – Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für den Import. In den meisten Fällen müssen Sie die Datei durchgehen und prüfen, ob Informationen in der Excel-Datei zusammengeführt oder aufgeteilt werden müssen. Die Bearbeitung der Datei kann kompliziert und zeitaufwendig sein. Wenn Sie Optionen in eine Optionen-Liste importieren, ist es außerdem wichtig zu prüfen, ob es „Sonderzeichen“ wie Schrägstriche \ und / gibt. Mit Daten ausgefüllte Felder werden nicht überschrieben, wenn Sie bestehende Karten aktualisieren wollen. Es ist wichtig, dass Sie bei der Eingabe Ihrer Daten sorgfältig vorgehen, damit die Informationen richtig zugeordnet werden können.

Probe-Import – Die Erstellung einer Sicherungskopie von Lime CRM erfordert in der Regel den Einsatz der IT-Abteilung und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie sichergehen wollen, dass die Informationen an die richtige Stelle übertragen werden, empfiehlt es sich, zunächst eine Zeile zu importieren, bevor Sie den eigentlichen Import durchführen. Die Zuordnung der Felder wird nicht gespeichert, doch wenn Sie sich unsicher über die Zuordnung sind, erstellen Sie einen Screenshot der Zuordnung im Import-Assistenten, bevor Sie den Test-Import durchführen.

Import-Format – Das Importmodul kann Textdateien (.txt) mit folgenden Begrenzungszeichen importieren:

  • Komma (,)
  • Semikolon (;)
  • Registerkarte
  • Importierbare Feldtypen – Folgendes kann importiert werden:
  • Ganzzahl
  • Option
  • Verbindung
  • Dezimal
  • Ja Nein
  • Zeit
  • Text
  • Formatierter Text
  • Link

Nicht importiert werden können z. B. Mengenfelder (Feldtyp in LISA festlegen).

Das Importmodul kann immer nur in eine Tabelle importieren. Wenn Sie z. B. sowohl Unternehmen als auch Einzelpersonen importieren wollen, müssen Sie zwei getrennte Importe durchführen, wie in dem folgenden Beispiel.

Struktur der Excel-Liste

Wenn die zu importierende Datei ein anderes Format als das .xls-Format hat, empfehlen wir Ihnen, zu Excel zu wechseln und die gesamte Bearbeitung im .xls-Format durchzuführen. Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung, ⁣wie Sie die Informationen in Excel erstellen und in welchem Format Sie die Liste speichern müssen, damit sie funktioniert.

In der Excel-Liste werden die Überschriften in Spalten und alles andere in Zeilen geschrieben. Wenn Sie mehr als eine Person aus derselben Firma eintragen möchten, geben Sie diese unter Angabe derselben Firmendaten, jedoch mit eindeutigen Personendaten in neuen Zeilen ein. Um das Arbeiten mit Importen zu erleichtern, wird dringend empfohlen, die Liste mit einer Art „Schlüssel“ zu versehen.

Wenn die Datei die richtige Struktur hat, wird sie entweder als Tab-getrennte Textdatei (.txt) oder als Komma-getrennte Textdatei (.csv) gespeichert. Die Datei wird auf Ihrem Computer an einem leicht zugänglichen Ort gespeichert, sodass sie mit der Funktion Standardimport einfach gefunden werden kann. Das nachstehende Beispiel wird mit einer Tab-getrennten Textdatei durchgeführt, eine Methode, die wir Ihnen in erster Linie empfehlen.

Zeit für den Import

Wählen Sie Datei > Importieren, um das Menü Default Import zu starten. In manchen Fällen erhalten Sie eine Sicherheitswarnung, die den Zertifikatsaussteller betrifft. Klicken Sie auf Ja, um fortzufahren.

Klicken Sie auf „Datei durchsuchen“ und wählen Sie die Tab-getrennte Textdatei aus, die Sie auf Ihrem Desktop gespeichert haben.

Das Importmodul besteht aus vier Schritten

Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie nicht zum vorherigen Schritt zurückkehren, sondern müssen von vorne beginnen.

Wählen Sie „Datei importieren“, indem Sie auf „Datei durchsuchen“ klicken

Import von Unternehmen

  • Ziel wählen: Die Importdatei wird nun in einem Assistenten angezeigt. Nachdem Sie eine Datei ausgewählt haben, müssen Sie den Typ Begrenzer der Datei wählen und festlegen, in welches Verzeichnis die Informationen in Lime CRM importiert werden sollen, z. B. Firma, Person. In diesem Fall Registerkarte: Geben Sie an, welche Registerkarte für den Import verwendet werden soll.
  • Zuordnung der Felder: Im nächsten Schritt werden die verschiedenen Spalten in Ihrer Liste sichtbar. Wir verknüpfen diese Felder dann mit dem richtigen Feld in Lime CRM. Beispielsweise können wir die Firmenspalten in einer Liste von Firmennamen in Lime CRM verbinden. Kundennummern aus einer Liste können auch mit Kundennummern in Lime CRM verknüpft werden. Wenn das grüne Kästchen sichtbar ist, ist dies als Schlüssel ausgewählt. Wie bereits erwähnt, ist ein Schlüssel etwas Einmaliges, damit keine Duplikate erstellt werden.
  • Zusammenfassung: Wenn alle Felder in der Excel-Datei mit den Feldern in Lime CRM verknüpft sind, ist es Zeit für den nächsten Schritt. Enthält der Import neue Informationen und Einträge, klicken Sie auf den ersten Eintrag. Wenn der Import abgeschlossen ist und Sie die Informationen aktualisieren möchten, klicken Sie auf die zweite Option. Eine dritte Möglichkeit ist, vorhandene Datensätze zu ignorieren und neue zu importieren. HINWEIS! Wenn Sie sich für eine Aktualisierung entscheiden, d. h. für die ersten beiden Optionen, und die Zelle in der Importdatei leer, aber ein Wert in der Datenbank vorhanden ist, wird der Wert in der Datenbank NICHT mit einem Leerzeichen überschrieben.

Importieren: Klicken Sie auf die Taste Importieren, um den Import abzuschließen.

Klicken Sie auf „Gehe zur Importseite“, um den Status der Bearbeitung Ihrer Importdatei anzuzeigen.

Der Import wird schrittweise in die Datenbank portioniert, d. h. die Leistung im Programm wird nicht dadurch beeinträchtigt, dass Sie einen Import durchführen, während Ihre Kollegen zur gleichen Zeit in Lime CRM arbeiten. Das bedeutet auch, dass der Import zeitweilig den Status „In Bearbeitung“ haben kann. Wenn der Import abgeschlossen ist, ändert sich der Status in „Abgeschlossen“. Wenn etwas mit der Importdatei nicht in Ordnung ist, wird abgeschlossen mit Fehlernangezeigt. Um zu sehen, in welchen Zeilen der Importfehler liegt, klicken Sie auf den Pfeil rechts daneben.

Klicken Sie auf F5, um das Ergebnis in der Lime CRM-Datenbank zu überprüfen.

Import von Personen

Die gleiche Liste kann erneut verwendet werden, um die Kontakte zu importieren. Zurzeit sind in Lime CRM nur Unternehmen ohne Ansprechpartner registriert. Beginnen Sie von vorne und wählen Sie jetzt als Ziel Person statt Firma, wenn Sie auf „Importieren in“ klicken.

Gehen Sie genauso vor wie zuvor, d. h. verknüpfen Sie die Spalten der Liste mit den Feldern in Lime CRM. Wenn es keinen eindeutigen Schlüssel gibt, eignet sich die E-Mail oft am besten dafür. Klicken Sie einfach auf das grüne Feld mit dem Schlüssel. Damit die Kontakte in der richtigen Firma landen, wählen wir unten die Verknüpfung Firma mit Firma und gleichen dann den Firmennamen ab.

Auch hier haben Sie letzte Auswahlmöglichkeiten, bevor Sie den Import abschließen.

Der Import ist nun für die beiden verschiedenen Posten abgeschlossen. Um die Ergebnisse in Ihrer Lime CRM Datenbank zu sehen, drücken Sie F5 auf Ihrer Tastatur. Die neu hinzugefügten Einträge können leicht gefunden werden, indem man eine Auswahl anhand der Einträge trifft, die innerhalb der letzten Stunde erstellt wurden.