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Alles über Massenmailings

Massenmailings zu erstellen ist nicht schwer oder kompliziert, sondern beinhaltet viele kleine Schritte. Lassen Sie sich von unserem langen Guide nicht entmutigen – Sie werden schnell den Dreh herausbekommen.

Wie gehe ich vor?

In Lime CRM gibt es zwei Möglichkeiten, Massenmailings zu erstellen. Beide Optionen sind verfügbar, wenn Sie mit der rechten Maustaste beispielsweise in die Personenliste klicken oder unter Extras > Mail via.

  • Der Mailing-Guide – wird verwendet, um während des Mailens eine Verlaufsnotiz zu erstellen oder mehrere Mailing-Methoden zu verwenden.
  • Massenmailings – werden verwendet, wenn Sie das Mailing ohne Massenaktualisierung des Verlaufs durchführen möchten.

Der Mailing-Guide – E-Mails senden und Verlauf protokollieren

  • Finden Sie über eine Auswahl, den Schnellfilter oder den Spaltenfilter heraus, an wen Sie die E-Mails senden mö
  • Wählen Sie die Personen aus, an die Sie die E-Mails senden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie E-Mail über> Mailing-Guide.
  • Hier können Sie priorisieren, welche Methoden verwendet werden sollen – wählen Sie E-Mail als Methode 1. Kreuzen Sie ebenfalls “Verlauf protokollieren” an
  • Weiter klicken.Die Kontrollkästchen unten sind immer aktiviert – dies empfehlen wir ausdrü Adresse gibt an, aus welchem Feld die E-Mail-Adresse abgerufen werden soll. Normalerweise müssen Sie dies nicht ändern, wenn Sie nicht über zwei verschiedene E-Mail-Felder verfügen, an die Sie eine E-Mail senden möchten.
  • Klicken Sie auf Neu erstellen, um eine neue leere Nachricht in Outlook zu erhalten.
  • Fügen Sie Text, Bilder und evtl. ein Dokument hinzu. Wenn Sie in Ihrer Nachricht Werte oder Texte aus Lime CRM verwenden möchten, können Sie dies tun, indem Sie Steuercodes in Vergleichszeichen (Zeichen < och >) verwenden.Ausgangspunkt sind die Felder auf der persönlichen Karte, wenn Sie mit der Auswahl einer Person in der Hauptliste begonnen haben. Um den Namen der Firma zu erhalten, der über das Personenkartenfeld Firma mit der Person verknüpft ist, geben Sie den Steuercode <Företag> ein. Um den Inhalt des Firmenfeldes mit dem Namen Adresse abzurufen, geben Sie <FöAdress> ein. Hinweis: Als Empfänger sind Sie selbst festgelegt, dies wird jedoch nach Abschluss des Mailings durch Lime CRM geändert
  • Wenn Sie mit der Nachricht zufrieden sind, klicken Sie auf Senden.
  • Hinweis: Es wird keine Nachricht sofort gesendet, wenn Sie auf Senden drü Die Nachricht wird dann einfach für das Mailing gespeichert, das erfolgt, wenn Sie den gesamten Guide durchgegangen sind.
  • Klicken Sie im Guide auf Weiter, um einen Überblick darüber zu erhalten, was gesendet wird.
  • Klicken Sie erneut auf Weiter, um das Mailing abzuschließen und eine Ergebnisliste anzuzeigen.

Massenmailings

  • Finden Sie über eine Auswahl, den Schnellfilter oder den Spaltenfilter heraus, an wen Sie die E-Mails senden mö
  • Wählen Sie die Personen aus, an die Sie eine E-Mail senden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Mailing per E-Mail.
  • Adresse gibt an, aus welchem Feld die E-Mail-Adresse abgerufen werden soll. Normalerweise müssen Sie dies nicht ändern, wenn Sie nicht über zwei verschiedene E-Mail-Felder verfügen, an die Sie eine E-Mail senden mö
  • Klicken Sie auf Neu erstellen, um eine neue leere Nachricht in Outlook zu erhalten.
  • Fügen Sie Text, Bilder und evtl. ein Dokument hinzu. Wenn Sie in Ihrer Nachricht Werte oder Texte aus Lime CRM verwenden möchten, können Sie dies tun, indem Sie Steuercodes in Vergleichszeichen (Zeichen < och >) verwenden.Ausgangspunkt sind die Felder auf der persönlichen Karte, wenn Sie mit der Auswahl einer Person in der Hauptliste begonnen haben. Um den Namen der Firma zu erhalten, der über das Personenkartenfeld Firma mit der Person verknüpft ist, geben Sie den Steuercode <Företag> ein. Um den Inhalt des Firmenfeldes mit dem Namen Adresse abzurufen, geben Sie <FöAdress> ein. Hinweis: Als Empfänger sind Sie selbst festgelegt, dies wird jedoch nach Abschluss des Mailings durch Lime CRM ersetzt.
  • Wenn Sie mit der Nachricht zufrieden sind, können Sie auf Senden klicken.Hinweis: Es wird keine Nachricht sofort gesendet, wenn Sie auf Senden drü Die Nachricht wird dann einfach für das Mailing gespeichert, das erfolgt, wenn Sie den gesamten Guide durchgegangen sind.
  • Klicken Sie im Guide auf Weiter, um einen Überblick darüber zu erhalten, was gesendet wird.
  • Klicken Sie erneut auf Weiter, um das Mailing abzuschließen und eine Ergebnisliste anzuzeigen.

Fehlermeldungen?

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten: “Es sind keine Empfänger zum Senden vorhanden” oder “Fehler beim Senden an 2 Personen” wird angezeigt, wenn Lime CRM keine E-Mail-Adressen gefunden hat. Dies kann passieren, wenn die von Ihnen ausgewählten Felder für die E-Mails der Empfänger leer sind.

Sollte einer der Empfänger Fehler in seinen E-Mail-Adressen aufweisen, zum Beispiel å, ä oder ö enthalten, wird für diese im Zusammenhang mit dem Mailing eine Auswahl erstellt, so dass Sie die Adressen bearbeiten und einfach entsprechend ein ergänzendes Mailing erstellen können.

Tipp 1! Führen Sie ein Test-Mailing an eine externe E-Mail-Adresse durch, zum Beispiel an Ihre private Gmail-Adresse, um zu sehen, wie das Mailing aussehen kann, wenn es Ihre Empfänger erreicht.

Tipp 2! Massenmailings sollten Sie bevorzugt dann machen, wenn Kollegen nicht am aktivsten arbeiten, da die Leistung in Outlook beim Senden der E-Mail beeinträchtigt wird. Der Versand der E-Mail erfolgt über Ihren eigenen Mailserver, dessen Performance auch durch Massenmailings beeinträchtigt wird. Führen Sie zuerst ein Test-Mailing einer Teilmenge durch, um zu sehen, wie die Reaktion darauf ist und wie lange das Mailing bei Ihnen dauert.

Erläuterungen zu den Kontrollkästchen

Nur an Empfänger senden, die in der folgenden Auswahl enthalten sind

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Auswahl anzugeben, um die Empfänger weiter zu definieren. Nur die Empfänger, die Sie zunächst in der Liste markiert haben und sich auch in der ausgewählten Auswahl befinden, erhalten das Mailing.

E-Mails einzeln senden

Lassen Sie dieses Kontrollkästchen aktiviert, um jedem Empfänger eine einzelne E-Mail zu senden. Wir empfehlen Ihnen, diese Funktion zu verwenden. Andernfalls besteht ein hohes Risiko, dass Ihre E-Mail als Spam behandelt wird. (Wenn Sie eine (1) Nachricht an viele Personen senden, wird das Feld Geheimkopie für die Adressen verwendet, auf die Spamfilterprogramme häufig antworten.)

Zulassen, dass mehrere E-Mails an dieselbe Adresse gesendet werden

Ist dies aktiviert, werden mehrere Nachrichten an dieselbe Adresse gesendet, wenn mehrere Empfänger dieselbe Adresse haben. Um Doppelmailings zu vermeiden, deaktivieren Sie diese Funktion.

Nur die erste Nachricht im Ordner Gesendet speichern

Alle gesendeten Nachrichten werden automatisch von Outlook gespeichert. Diese Funktion macht es einfacher, wenn Sie große Mailings erstellen und Ihren Ordner Gesendet in Outlook nicht mit Kopien aller gesendeten E-Mails füllen möchten.