Guides

Om Lime CRM

FAQ

Om Lime CRM

Dokumenter, der gemmes i Lime CRM, må max. fylde 50 MB.

Læs mere om GDPR og Lime her:

Eller kontakt din salgsansvarlige for at diskutere de aktuelle behov.

Ja, vi har et stort udvalg af add-ons og integrationer til Lime CRM og Lime Go. Installationen udføres til konsulentpriser. Læs mere i vores add-ons-katalog: https://www.lime-technologies.com/da/add-ons/

 

Man kan aldrig lære for meget! Vi har flere slags materialer, du kan få stor glæde af. Kig i vores ressourcebibliotek eller uddannelseskatalog for at finde noget, der passer dig!

  1. Lime CRM
  2. Om Lime CRM
  3. Hvordan laver jeg en import?

Hvordan laver jeg en import?

Det er ikke svært at lave en import, men det består af mange små trin. Hvis du ønsker selv at lave importen, skal du være sikker på, at du har rigeligt af tid til at udføre det. Hvis du ønsker, at Lime skal lave importen for dig, bedes du kontakte os på telefon +45 89 88 70 80 for at få et prisoverslag for en konsulent.

Import til Lime CRM

For at kunne benytte importmodulet skal du være enten superbruger eller administrator. Kontrollér, at du har rettighederne ved at klikke på Fil menu> Import.

Hvis du benytter Lime CRM v 10.12 eller nyere versioner, er tekstimport-modulet indbygget. I de ældre versioner er det en separat ekstension.

Filen, der importeres, må ikke være større end 10 MB.

Du skal være opmærksom på dette, inden importen udføres

Importnøgle – hvad skal du bruge som importnøgle? En nøgle kan være et kundenummer eller lignende, som kun én virksomhed har, og som minimerer risikoen for dubletter. Hvis du importerer virksomheder, som, du ved, ikke eksisterer i databasen, betyder det ikke så meget. Men hvis du skal importere informationer, som skal helt eller delvist importeres til eksisterende kontakter, er det vigtigt at sikre dét, som er unikt, såsom kundenummer. Virksomhedsnumre kan også være unikke, men hvis det samme firma er placeret på flere forskellige steder, vil de oftest have samme virksomhedsnummer, og det kan give problemer ved en import. En nøgle kan også være to felter sammen, f.eks. virksomhedsnavn i kombination med adresse.

Tid – Du bør afsætte rigeligt tid til at udføre importen.  Oftest bliver du nødt til at gennemgå filen og kontrollere, om der er information, der skal flettes eller deles op i Excel-filen. Det kan være både vanskeligt og tidskrævende at redigere i filen. Hvis du importerer muligheder ind i en mulighedsliste, er det afgørende at kontrollere, at den ikke indeholder specialtegn, såsom skråstreger \ og /. Felter, som er udfyldt med data, vil ikke blive overskrevet, hvis du vælger at opdatere eksisterende kort. Det er vigtigt at bruge god tid og være grundig, når du indtaster felterne, så oplysningerne bliver korrekt positioneret.

Testimport- Dét at tage en backup af Lime CRM vil oftest involvere IT-afdelingen og kan være tidskrævende.
Hvis du ønsker at sikre, at informationen bliver overført til det rigtige sted, er et godt tip at teste en import af en række, før du laver den faktiske import. Felt mapping bliver ikke gemt, men hvis du er usikker på, hvilken mapping du har lavet, så tag et skærmbillede af mappingen i importguiden, før du kører din testimport.

Importformat – Importmodulet kan importere tekstfiler (.txt) med disse typer af adskillelse:

  • Komma (,)
  • Semikolon (;)
  • Tabulator
  • Felter, der kan importeres – du kan importere følgende:
  • Heltal
  • Mulighed
  • Forhold
  • Decimal
  • Ja Nej
  • Tid
  • Tekst
  • Formateret tekst
  • Link

Du kan f.eks. ikke importere mængdefelter (felttype sat i LISA).

Importmodulet kan kun importere til én tabel ad gangen. Hvis du f.eks. skal importere både virksomheder og personer, skal du lave to separate importer, som det er tilfældet i eksemplet herunder.

Strukturen i Excel-listen

Hvis den fil, som du importerer, er i et andet format end .xls, anbefaler vi, at du skifter til Excel og laver al redigering i .xls-formatet. Nedenfor finder du en beskrivelse af, hvordan man bygger informationen i Excel, og hvilket format du skal gemme listen i, for at det virker.

I Excel-listen er overskrifter skrevet i kolonner, og resten skal skrives i rækker. Hvis der er flere forskellige personer i den samme virksomhed, som du ønsker at tilføje, skal du skrive dem på en ny linje med samme virksomhedsoplysninger, men med unikke personoplysninger. For at lette arbejdet med import anbefaler vi varmt, at en form for nøgle bliver inkluderet i listen.

Når filen har den rigtige struktur, gemmes den enten som enten en tabulatoradskilt tekstfil (.txt) eller en kommasepareret fil (.csv). Filen bliver placeret et let tilgængeligt sted på din computer, hvor du nemt kan finde den via Standard Import. Eksemplet nedenfor er lavet med en tabulatoradskilt tekstfil, og vi anbefaler primært, at du benytter denne filtype.

Tid til import

Vælg Fil> Import for at starte Standard Import-menuen. I visse tilfælde kan du få en sikkerhedsadvarsel vedrørende certifikatudstederen. Klik Ja for at fortsætte.

Klik “Gennemse fil”, og vælg den tabulatoradskilte tekst-fil, som du gemte på dit skrivebord.

Importmodulet består af 4 trin

Du kan ikke gå tilbage til forrige trin, hvis du laver en fejl. Du er her nødt til at begynde forfra.

Vælg Import fil ved at klikke Gennemse fil

Import af virksomheder

  • Vælg Destination: Nu kan du se importfilen i en guide. Når du har valgt en fil, skal du vælge, hvilken type af adskillelse filen har, og til hvilket diagram oplysningerne i Lime CRM skal importeres til, f.eks. virksomhed, person. I dette eksempel angiver tabulator, på hvilket faneblad importen skal implementeres.
  • Map felter: I næste trin vil alle de forskellige kolonner i din liste være synlige. Derefter linker vi disse felter til det korrekte felt i Lime CRM. F.eks. kan vi linke virksomhedskolonnerne til en liste af virksomhedsnavne i Lime CRM. Kundenumre fra en liste kan også linkes til kundenumre i Lime CRM. Hvis den grønne boks er synlig, er det valgt som nøglen. Som tidligere nævnt i guiden er en nøgle noget unikt, så der ikke bliver oprettet dubletter.
  • Opsummering: Når alle felter i Excel-filen er linket til felterne i Lime CRM, er det tid til næste trin. Hvis importen indeholder nye oplysninger og poster, skal du klikke på den første. Hvis importen er godkendt til at opdatere oplysninger, bedes du klikke på den anden. En tredje mulighed er at ignorere eksisterende poster og importere nye. BEMÆRK! Hvis du vælger at opdatere dem – som i de to øverste eksempler – og cellen i importfilen er tom, men der er en værdi i databasen, vil værdien i databasen IKKE blive overskrevet med en blank.

Import: Klik på importknappen for at færdiggøre importen.

Klik på Gå til importside for at se status på kørslen af din importfil.

Importen bliver gradvist overført til databasen, hvilket betyder, at ydeevnen i programmet ikke bliver påvirket af importkørslen, samtidigt med dine kolleger arbejder i Lime CRM. Dette medfører også, at importen har status som Kørende i en tid. Når importen er færdig, ændres status til Afsluttet. Hvis noget har været forkert i importfilen, vil fejlen afsluttet med fejl  blive vist. Vil du se, i hvilke rækker standard i importen ligger, kan du klikke på pilen til højre.

Klik F5 for at tjekke resultatet i Lime CRM-databasen.

Import af personer

Den samme liste kan benyttes igen for at færdiggøre importen af kontakter. For nuværende er det kun virksomheder, der er registret i Lime CRM uden kontaktpersoner. Start forfra, og vælg nu Person som destination i stedet for virksomhed, når du klikker på “Import til”.

Du skal gøre som tidligere, link f.eks. listens kolonner til de samme felter i lime CRM. Hvis der ikke er en unik nøgle, er E-mail ofte den bedst mulige at bruge. Du skal her klikke på den grønne boks med nøglen. For at kontakterne havner i den rette virksomhed, vælger vi nedenfor at linke Virksomhed med Virksomhed, og så matcher vi op mod Firmanavn.

Igen, så har vi de sidste valgmuligheder, før du afslutter importen.

Nu er importen afsluttet for de to forskellige punkter. Vil du se resultaterne i din Lime CRM-database, skal du trykke F5 på dit tastatur. De nyligt tilføjede poster er nemme at finde ved at lave en udvælgelse baseret på poster oprettet inden for den sidste time.