Guides

E-mail & kalender

FAQ

E-mail & kalender

  1. Lime CRM
  2. E-mail & kalender
  3. Alt om masseafsendelse via e-mail

Alt om masseafsendelse via e-mail

Det er hverken svært eller kompliceret at oprette en masseafsendelse, men indebærer mange små trin. Bliv ikke skræmt af vores lange guide – du får snart styr på det hele.

Hvordan gør jeg?

I Lime CRM er der to metoder til, hvordan du kan lave en masseafsendelse via e-mail. Begge metoder finder du, når du højreklikker på f.eks. personlisten eller under Værktøj>Afsendelse via.

  • Afsendelsesguiden– anvendes ,hvis du vil oprette en historiknotering, samtidig med du afsender eller bruger flere afsendelsesmetoder.
  • Masseafsendelse via e-mail– bruges, hvis du vil afsende uden at masseopdatere historikken.

Afsendelsesguiden – send e-mails og log historik

  • Find dem, du vil sende til, gennem et udvalg, hurtigfilteret eller kolonnefilteret.
  • Markér de personer, du vil sende til. Højreklik og vælg Udsend via>Afsendelsesguiden.
  • Her kan du prioritere, hvilke metoder der skal benyttes. Vælg e-mail som metode 1. Sær også kryds i “Log i historikken”
  • Klik næAfkrydsningsfelterne nedenfor er altid krydset af, hvilket vi anbefaler. Adresse angiver, hvilket felt e-mailadressen skal hentes fra. Dette behøver du normalt ikke ændre, hvis du ikke har to forskellige e-mailfelter, du vil e-maile til.
  • Klik Opret Ny for at oprette en ny e-mail i Outlook.
  • Tilføj tekst, billeder og evt. vedhæftede dokumenter. Vil du bruge værdier eller tekst fra Lime CRM i din e-mail, kan du gøre dette ved at bruge kontrolkoder inden for ”større end-tegnene” (tegn < och >).Udgangspunktet er felterne på personkortet, hvis du lagde ud med at vælge en person på For at få navnet på virksomheden, der er knyttet til personen via Personkortets felt Virksomhed, skriver du kontrolkoden <Företag>. For at få indholdet i virksomhedens felt ved navn Adresse skriver du <Företag.Adress>. OBS! Du er selv angivet som modtager, men dette vil blive erstattet af Lime CRM ved afsendelsen
  • Når du er tilfreds med e-mailen, klikker du på
  • OBS!Ingen e-mails sendes med det samme, når du trykker på E-mailen gemmes simpelthen til afsendelsen, som foretages, når du har gennemgået hele guiden.
  • Klik på Næste i guiden for at få en oversigt over, hvad der afsendes.
  • Klik på Næste igen for at gennemføre afsendelsen og se en resultatliste.

Masseafsendelse via e-mail.

  • Find dem, du vil sende til, gennem et udvalg, hurtigfilteret eller kolonnefilteret.
  • Markér de personer, du vil sende til. Højreklik og vælg Udsend via>E-mail.
  • Adresse angiver, hvilket felt e-mailadressen skal hentes fra. Dette behøver du normalt ikke ændre, hvis du ikke har to forskellige e-mailfelter, du vil e-maile til.
  • Klik Opret Ny for at oprette en ny e-mail i Outlook.
  • Tilføj tekst, billeder og evt. vedhæftede dokumenter. Vil du bruge værdier eller tekst fra Lime CRM i din e-mail, kan du gøre dette ved at bruge kontrolkoder inden for ”større end-tegnene” (tegn < och >).Udgangspunktet er felterne på personkortet, hvis du lagde ud med at vælge en person på For at få navnet på virksomheden, der er knyttet til personen via Personkortets felt Virksomhed, skriver du kontrolkoden <Företag>. For at få indholdet i virksomhedens felt ved navn Adresse skriver du <Företag.Adress>. OBS! Du er selv angivet som modtager, men dette vil blive erstattet af Lime CRM, når afsendelsen finder sted.
  • Når du er tilfreds med e-mailen, klikker du påOBS! Ingen e-mails sendes med det samme, når du trykker på Send. E-mailen gemmes simpelthen til afsendelsen, som foretages, når du har gennemgået hele guiden.
  • Klik på Næste i guiden for at få en oversigt over, hvad der afsendes.
  • Klik på Næste igen for at gennemføre afsendelsen og se en resultatliste.

Fejlmeddelelse?

Hvis du får vist en fejlmeddelelse: “Der er ingen modtagere at sende til” eller “Kunne ikke sende til 2 personer” vises, hvis Lime CRM ikke fandt nogen e-mailadresser. Dette kan ske, hvis de felter, du har valgt til modtagernes e-mailadresser, er tomme.

Hvis nogle af modtagerne har fejl i deres e-mailadresser, f.eks. hvis de indeholder æ, ø eller å, oprettes der et udvalg for disse i forbindelse med afsendelsen, så du kan redigere adresserne og nemt lave en supplerende afsendelse derefter.

Tip 1! Lav gerne en test-afsendelse til en ekstern e-mailadresse, f.eks. til din private Gmail-adresse, for at se hvordan afsendelsen ser ud, når den når dine modtagere.

Tip 2! Lav gerne masseafsendelsen, når dine kolleger ikke er mest aktive, da Outlooks ydeevne påvirkes, når e-mailen afsendes. E-mailen afsendes via jeres egen e-mailserver, hvis ydeevne også påvirkes af masseafsendelsen. Lav gerne først en test-afsendelse af en delmængde for at se, hvor meget ydeevnen påvirkes, og hvor lang tid afsendelsen tager i systemet.

Forklaringer til afkrydsningsfelter

Send kun til de modtagere, der indgår i følgende udvalg

Du har også mulighed for at angive et udvalg for yderligere at definere modtagerne. Kun de modtagere, du oprindeligt markerede på listen, og som også er med i det valgte udvalg, kommer til at modtage afsendelsen.

Send e-mail én efter én

Lad dette felt være markeret, så der sendes en unik e-mail til hver modtager. Vi anbefaler, at du bruger denne funktion. Ellers er der stor risiko for, at dine e-mails ender i modtagernes spamfiltre. (Hvis man sender en (1) e-mail til mange personer, bruges feltet Bcc til adresserne, hvilket spamfiltreringsprogrammer ofte reagerer på.)

Tillad at sende flere e-mails til samme adresse

Hvis denne er markeret, sendes flere e-mails til samme adresse, hvis flere af modtagerne har samme adresse. For at undgå dobbelt afsendelse skal feltet markeres.

Gem kun den første e-mail i Sendt-mappen

Alle e-mails, der afsendes, gemmes automatisk af Outlook. Denne funktion gør det lettere, hvis du laver store afsendelser, og du ikke vil fylde din Sendt-mappe i Outlook med kopier af alle e-mails, der afsendes.